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Mejorar la sincronización del catálogo Promofarma

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Con frecuencia en la sincronización de nuestro catálogo nos encontramos con dudas de productos que no aparecen en Promofarma y no sabemos qué está ocurriendo exactamente ya que no disponemos de una idea clara ni explicación sencilla del motivo por el cual no aparece. Veamos los “Errores habituales en el catálogo de Promofarma”

Mejorar la sincronización del catálogo Promofarma

En muchas ocasiones, los “errores” que dice Promofarma no son errores en sí mismos , con frecuencia suele ocurrir por ejemplo que nuestro EAN no coincide con el que ellos tienen o bien sencillamente que para Promofarma el precio que estás colocando en su plataforma está fuera de precio de mercado. Para Promofarma estos mensajes se consideran  errores, pero en realidad son en muchos casos mensajes de advertencia que hay que solventar.

En otras ocasiones, el “error” es más complicado de encontrar y puede tener el origen en el CN o bien el EAN o que por ejemplo MWSConnect no encuentra la combinación para poder identificar el producto  con uno del catálogo de Promofarma.

Por último nos podemos encontrar con IDS Promofarma duplicados en cuyo caso deberemos corregir manualmente bien sea en nuestro programa ERP o directamente en MWSConnect.

Vamos a ver cuales son las herramientas de las que disponemos en la versión PREMIUM de MWSConnect para encontrar y solucionar posibles errores con la sincronización de Promofarma

1.- ¿Cómo se establecen los IDs Promofarma en MWSConnect?

MWSConnect establece los IDS Promofarma automaticamente todas las noches siempre que así lo deseemos. Este proceso se basa en la búsqueda del mejor ID posible de Promofarma buscando en nuestro el código nacional y nuestro EAN de cada producto y siguiendo las indicaciones que hayamos marcado en la pantalla de configuración

Antes de nada debemos cerciorarnos de que tenemos marcada la opción de “Sincronización Automática de IDs Promofarma”

¿Es la asignación automática de IDs lo mejor para mi Farmacia ?

¿Qué ocurre si no está marcada esta opción?

Debemos tener en cuenta que Promofarma cambia, mueve, elimina y da de alta cientos de productos nuevos a la semana. Es prácticamente imposible estar al día de los más de 400.00 productos que tienen ni tampoco de todos los IDs tanto nuevos como modificaciones.

MWSConnect busca y encuentra todos los días los IDs y los identifica con sus productos.

Usted puede no tener marcada esta opción y colocar el ID de Promofarma que quiera manualmente en la columna Id Promofarma, pero no se recomienda.

Lo más recomendable es dejar a MWSConnect que encuentre el ID automaticamente y si queremos cambiar algún ID manualmente escribirlo directamente en la columna Id Promofarma siempre que estemos seguros que el id es diferente al que propone MWSConnect. Si lo hace así, tendrá mayor control y mejorará su sincronización. El id escrito manualmente quedará en “estado bloqueado” (identificado con un candado) y MWSConnect no lo cambiará nunca aunque tengamos marcada la opción de sincronización automática.

2.- Configuración de las opciones de sincronización

El conector permite varias tipos de “matching” y deberemos tenerlo en cuenta para saber cómo se están estableciendo los IDS en nuestro catálogo.

Para ello deberemos ir a la opción “Configurar Sincronización con Promofarma” del menú Promofarma

Luego debemos hacer clic en la pestaña Avanzado

 

Este manual tan sólo explica las opciones que son de interés a la hora de la generación de ids y para la sincronización con Promofarma.

Se enumeran a continuación:

2.1.- Evitar registros con CN duplicados

Esta opción permite no enviar a Promofarma CN duplicados, es decir si en nuestro Maestro de Artículos nos encontramos con CN o Códigos propios que puedan estar duplicados MWSConnect solo enviará el primero que encuentre.  Normalmente esta opción debe estar marcada por defecto para evitar problemas generales de sincronización.

2.2.-Gestionar Códigos Propios antes de sincronizar

El archivo de Promofarma lleva siempre el CN o código propio y el EAN entre otros campos. La gran mayoría de los códigos propios no son válidos para Promofarma por lo que habría que eliminar el código propio del fichero pero no el registro si éste tiene un ID Promofarma válido. Si tiene esta opción marcada podrá decidir en su maestro de artículos si quiere o no incluir el CN en el fichero a la hora de sincronizar.

En la siguiente imagen se aprecia como un producto en donde se tiene un código propio o código interno como Referencia , nos encontramos con la columna Incluir CN en Promofarma desmarcada correctamente. De esta manera no se enviará el dato “089319” en el fichero, pero sí el producto ya que tiene un Id válido.

 

2.3.-Asignar ID Promo aunque el EAN no sea igual

Como su nombre indica esta opción hará que MWSConnect asigne el Id Promofarma a los productos sin tener en cuenta el EAN. Esta opción es bastante drástica puesto que lo mejor normalmente es que se tengan en cuenta tanto el CN como el EAN para colocar el id posible . El establecimiento del Id Promofarma adecuando, si se marca esta opción, estará supeditado a que en nuestro ERP se tenga correcto el CN y que tanto éste CN como el EAN sean el mismo que dice Promofarma que deben de ser.

Se debe tener en cuenta que para Promofarma, el EAN correcto será siempre el suyo y no el nuestro, por lo que si envía un EAN que para ellos no es correcto lo dará como incorrecto o como error aunque tengamos la certeza de que el EAN es el correcto. Ante esta situación se debe comunicar a Promofarma que  nuestro EAN es correcto mediante prueba física de que así es.  ( fotografía del producto en donde venga claramente el EAN impreso, el código y el propio producto)

2.4.-Asignar ID Promo aunque el CN no sea igual.

Al contrario que la opción anterior, MWSConnect permite identificar los ID de nuestro productos teniendo en cuenta solamente el EAN. Esta opción es la ideal para empresas que no son farmacias ya que normalmente no disponen de CN en sus productos sino de referencias internas. Si se tiene catálogo de mayoristas, herbolarios, productos naturales, perfumes etc, esta es opción que se debe tener marcada para establecer los ID correctamente

2.5.-Subir solo productos con ID Promofarma

Si marca esta opción el conector tan solo enviará a Promofarma los artículos que tenga un Id Promofarma. También se recomienda para empresas que no necesitan más que el EAN para sincronizar o para Farmacias que tengan un un gran histórico de productos o con problemas de inventario.

 

3.- Herramientas y utilidades para mejorar la sincronización

MWSConnect cuenta con varias herramientas que mejoran la sincronización y que ayudan a nuestra Farmacia a conocer más detalles sobre los producto publicados en Promofarma.

Vamos a verlas en detalle

3.1.- Sugerir Ids Promofarma (F9)

Si no tenemos marcada la opción de Ids automática, al cabo del tiempo, nuestros IDs pueden estar mal identificados. Esta herramienta nos ayuda a saber si son correctos o no .

Para ello seleccione uno o varios registros del Maestro de artículos y pulse la tecla F9 en su teclado.

Se mostrará una ventana en donde le indicará el ID actual y el ID más reciente

El ID más reciente podría ser el mismo, un ID totalmente nuevo o bien no ser ninguno.

 

3.2.- Buscar productos con un Código de Barras en Promofarma diferente al nuestro

En muchas ocasiones nuestro CN coincide con el que tiene Promofarma pero nuestro código de barras o EAN no.

Para descubrir cuales son estos productos, tenemos la opción Productos con Id Promo con EAN diferente al mio que nos mostrará una ventana con aquellos productos cuyo EAN no está en la lista de EANs válidos según Promofarma.

Esta ventana nos mostrará aquellos productos que tiene un Id Promo y hasta diez EAN que Promofarma piensa que son los correctos pero diferentes al que tenemos nosotros en nuestro maestro

 

 

3.3.- Mopstrar IDs Promofarma duplicados

Si hacemos clic en esta opción el conector mostrará en nuestro Maestro de Artículos los productos que tienen un ID duplicado

 

 

¿Por qué pueden darse ID Duplicados en Promofarma?

El principal motivo de que tengamos ID Promofarma duplicados es porque el sistema ha identificado dos o más productos con los datos necesarios para hacer el matching con el producto de Promofarma. Lo más habitual es que tengamos dos veces el mismo producto con CN y con el código propio o bien que tengamos lo que suele llamarse Pack o Duplo con el mismo CN que el que tiene el  producto unitario.

Se explica mejor con dos ejemplos.

A continuación se muestran dos ejemplos de ambos casos

Ejemplo 1 . Producto unitario y duplo con el mismo ID Promofarma

Este error de Promofarma es el más habitual. Consiste en que Promofarma da por sentado que dos o más EAN pertenecen a un único producto cuando en realidad son productos totalmente distintos.

Este ejemplo muestra dos productos totalmente diferentes con el mismo ID Promofarma cuando uno es el Pack o Duplo y el otro es el producto unitario.

Por qué se produce este error: Para Promofarma ambos EAN pertenecen al mismo producto ( pero no es correcto)

Justificación del error del catálogo Promofarma.

En la imagen siguiente se muestra cómo Promofarma tiene guardados los dos EANS  para el producto con ID 16347 lo cual no es correcto. Este error de Promofarma que es bastante común puede hacer que se tengan pedidos incorrectos solicitando el pack o duplo a precio del producto unitario debiendo anular el pedido y justificar a Promofarma la anulación por escrito.

 

Recuerde que puede bucar en el catálogo Promofarma pulsando la tecla Ctrl+B

Ejemplo 2 . Duplicidad de producto en nuestro Maestro

Este error es propio de la Farmacia y de su programa ERP. En este caso tenemos dos productos exactamente iguales pero con diferente CN o código propio

En este caso el problema lo tenemos que corregir directamente en nuestro programa de gestión y se produce, normalmente, porque creamos dos productos iguales en nuestro sistema.

Se produce este inconveniente cuando se cambia el formato del producto normalmente y mantenemos en nuestra farmacia ambos; el antiguo y el nuevo.

 

3.4.- Buscar en el catálogo Promofarma

Si necesita buscar un producto en el catálogo Promofarma puede usar la tecla Ctrl + B

Además si tiene el cursor en el campo Referencia, o bien el campo EAN o el ID Promofarma, al pulsar Ctrl+B se abrirá la ventana de búsqueda directamente buscando el valor que tenga seleccionado en ese momento.

Puede buscar los campos más habituales CN, EAN o ID Promofarma

3.5.- Buscar productos con precio erróneo

Otra de las causas más habituales por lo que un producto no aparece en Promofarma es porque tiene un “precio erróneo”

El precio erróneo es aquél que supera el valor recomendado por Promofarma y suele ser un 5% menos del PVR del producto. Dicho de otro modo todos los productos que tengan precio por encima del PVR menos el 5% no se publicará en Promofarma. Esto dependerá en gran medida de nuestro poder compra, cuánto más barato compremos mejor margen tendremos y menos nos aproximaremos al “precio erróneo” especificado por Promofarma.

Puede filtrar su Maestro para que se muestren solamente aquellos productos que podrían ser identificados como “precio erróneo” o bien puede mostrar dichos productos en una ventana separada para exportarlos y gestionarlos separadamente en una hoja de cálculo por ejemplo.

 

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